Come scoprire in cinque minuti cosa si ferma se ti fermi tu

PParole che mi piacciono, da un titolare che me l'ha detta ridendo ma non troppo: «Sono andato in ferie una settimana e ho lavorato più che in ufficio».

Quasi tutti sanno di essere il collo di bottiglia della propria agenzia, e pochi sanno di quanto.

Per scoprirlo servono cinque domande, cinque minuti e un foglio.

Non serve una consulenza.

Sotto ci sono le cinque, come si contano, e perché la domanda che ti ha dato il punto conta più del punteggio.

Le cinque domande

Rispondi con un sì o un no. Onestamente, non come vorresti che fosse.

1. Se domani non rispondessi al telefono per tutto il giorno, qualche trattativa in corso si fermerebbe?

2. C'è almeno un tipo di incarico che, se arrivasse, sai già che lo prenderesti tu e non un collaboratore?

3. Nell'ultima settimana hai risposto a una domanda a cui qualcun altro in agenzia avrebbe potuto rispondere?

4. Esiste una cosa scritta — non nella tua testa — che dice chi fa cosa quando arriva una richiesta nuova?

Conta come no se esiste ma nessuno l'ha letta.

5. Se un proprietario chiamasse adesso chiedendo a che punto siamo su un immobile che segue un collega, quel collega saprebbe rispondergli senza chiamarti?

Come si contano

Le domande 1, 2 e 3 valgono un punto se rispondi sì. Le domande 4 e 5 valgono un punto se rispondi no.

Somma.

Zero o uno. Sei più avanti della quasi totalità delle agenzie italiane.

La mossa qui non è organizzativa: è di crescita.

Puoi prendere più incarichi senza rompere niente, e quanti ne stanno nelle tue ore si conta in come calcolare quanti incarichi puoi seguire.

Due o tre. Sei il collo di bottiglia in un punto preciso, non ovunque.

Guarda quale domanda ti ha dato il punto: è lì che si interviene, e basta una cosa sola.

Quattro o cinque. L'agenzia sei tu.

Non è un giudizio: è la fotografia della maggior parte delle agenzie sopra i vent'anni di attività.

Qui non si sistema tutto insieme.

Si prende una categoria di richieste, la più frequente, e si scrive chi risponde, entro quando, e cosa può decidere da solo.

Poi la settimana dopo la seconda.

Perché la domanda che ti ha dato il punto conta più del punteggio

È la parte utile, e il motivo per cui non c'è un consiglio unico in fondo a questo pezzo.

Chi prende il punto sulla 2 ha un problema di fiducia nei collaboratori.

Chi lo prende sulla 3 ha un problema di aree grigie: le richieste che non sono di nessuno e finiscono sulla scrivania del titolare.

Le cinque aree grigie, e i quattro passaggi per chiuderne una in venti minuti, stanno in come evitare che una richiesta resti senza risposta.

Chi lo prende sulla 4 ha un problema di cose non scritte.

Chi lo prende sulla 5 ha un problema di informazione che resta in una testa sola.

Sono quattro lavori diversi. Farne uno sbagliato non peggiora solo le cose: convince che il metodo non funzioni.

La quinta domanda ha anche un lato legale

Vale la pena saperlo, perché cambia come la si guarda.

Il mediatore deve comunicare alle parti le circostanze a lui note relative alla valutazione e alla sicurezza dell'affare che possono influire sulla conclusione: lo dice l'articolo 1759 del Codice Civile.

Quell'obbligo è dell'agenzia, non della memoria di una persona.

Se le informazioni su un immobile stanno solo nella tua testa, l'agenzia non è in condizione di rispettarlo quando tu non ci sei.

Cosa scrivere in un aggiornamento, e ogni quanto, sta in come tenere informato un proprietario.

«Se lo passo a un collaboratore lo fa peggio di me»

Per due settimane, sì.

Poi però non torna più sulla tua scrivania, e quelle ore diventano le ore che mancano ai cinque incarichi che contano.

La prova: scegli una cosa che fai per abitudine, passala, e conta quante volte in un mese torna indietro. Se torna più di due volte manca una regola scritta, non una persona capace.

Chi ha già fatto questo passaggio su tutta un'agenzia lo racconta in come rilevare un'agenzia e smettere di fare metà del lavoro.

— Carolina

Dove entra una rete privata

Una parte del carico che finisce sul titolare è lavoro di ricerca: chiamare colleghi, chiedere chi ha cosa, verificare se una richiesta è vera.

Realux è una rete privata di matching immobiliare off-market: mette in contatto gli immobili non pubblicizzati con gli acquirenti qualificati seguiti dagli agenti immobiliari selezionati della rete.

Gli immobili vengono confrontati con le richieste degli altri agenti senza che nessuno debba interrogare nessuno, e le richieste che arrivano sono già verificate su identità, budget e disponibilità dei fondi.

Quel pezzo esce dalla testa del titolare e diventa un dato che chiunque in agenzia può guardare.

Domande frequenti

Come si capisce se il titolare è il collo di bottiglia dell'agenzia?

Con cinque domande: se il telefono muto per un giorno ferma una trattativa, se esiste un tipo di incarico che prende solo lui, se ha risposto a domande che altri potevano chiudere, se esiste una regola scritta su chi fa cosa, e se un collega saprebbe aggiornare un proprietario senza chiamarlo.

Da dove si comincia se il punteggio è alto?

Da una sola categoria di richieste, la più frequente, scrivendo chi risponde, entro quando e cosa può decidere da solo.

Sistemare tutto insieme non funziona e convince che il metodo sia sbagliato.

Perché una richiesta finisce sempre sul titolare?

Perché cade in un'area grigia: non è chiaramente di nessuno.

Non è un problema di volontà, ed è la ragione per cui la stessa cosa si ripete ogni settimana.

Un collaboratore deve poter aggiornare un proprietario?

Sì, e non è solo organizzazione: l'obbligo di informare le parti sulle circostanze rilevanti è dell'agenzia, ai sensi dell'articolo 1759 del Codice Civile, non della memoria di una persona.

Quanto tempo serve perché una delega funzioni?

Circa due settimane, durante le quali va peggio.

Se dopo un mese la stessa cosa torna più di due volte, manca una regola scritta e non una persona capace.

Il punto sulla domanda 2 si risolve decidendo quali incarichi smettere di prendere: la tabella sta in il portafoglio.