Come tenere informato un proprietario mentre non succede niente

UUn proprietario mi ha detto una frase che mi è rimasta: «Non so se state lavorando o no, e non ho modo di scoprirlo».

Stavamo lavorando. Non è questo il punto.

Il punto è che lui aveva ragione: non aveva modo di scoprirlo, e non gliel'avevo dato io.

Se il tuo cliente deve chiamarti per sapere a che punto sei, hai già perso. Anche se stai lavorando bene.

Sotto ci sono le cinque righe del resoconto, ogni quanto si manda, cosa ci si scrive quando non è successo niente, e la clausola da mettere nell'incarico perché non dipenda dalla tua memoria.

Perché una vendita riservata muore più spesso

Su una vendita off-market tutto quello che il proprietario può osservare è, letteralmente, niente.

Niente annuncio, niente cartello, niente visite di curiosi.

Dal suo lato la discrezione senza rendiconto è indistinguibile dall'inattività, e le due cose si assomigliano abbastanza da farlo innervosire.

Quello che accade dopo è quasi sempre lo stesso: chiama una seconda agenzia.

Non perché il metodo non funzioni, ma perché non aveva modo di sapere che stava funzionando.

La verifica: se non sai dire a memoria quando è stato l'ultimo aggiornamento che gli hai mandato, è passato troppo tempo.

Informare non è una cortesia

C'è anche un obbligo, e vale la pena conoscerlo.

Il mediatore deve comunicare alle parti le circostanze a lui note, relative alla valutazione e alla sicurezza dell'affare, che possono influire sulla conclusione: lo dice l'articolo 1759 del Codice Civile.

Quindi un riscontro che cambia il quadro — un interesse che si è raffreddato per una ragione precisa, un difetto emerso, un comparabile venduto a una cifra diversa — non è materiale facoltativo.

Il resoconto è il posto dove quelle cose arrivano ordinate, invece di arrivare per caso.

Le cinque righe del resoconto

Sempre le stesse, e si compila in venti minuti.

1. Chi ha visto cosa, in questo periodo. Quante persone hanno ricevuto il profilo, quante l'hanno aperto per intero, quante hanno visitato.

2. Cosa hanno detto. Non «è piaciuta»: la frase vera, compresa quella che non piace sentire.

3. Dove ci si è fermati. Il prezzo, una caratteristica, i tempi, un documento.

4. Cosa farai nelle prossime due settimane. Con dei nomi, non con dei verbi.

5. Cosa serve da lui. Un documento, una decisione, una disponibilità per una visita.

L'ultima riga è quella che trasforma il resoconto in una conversazione, perché dà al proprietario qualcosa da fare invece che solo qualcosa da leggere.

Ogni quanto, e cosa si scrive quando non è successo niente

Ogni due settimane, sempre lo stesso giorno.

Soprattutto quando non è successo niente.

Un resoconto che dice «questa settimana nessun contatto nuovo, ho mandato il profilo a tre colleghi, due l'hanno aperto, uno mi ha detto che il suo cliente cerca sopra i quattrocento metri» è utilissimo, perché contiene un'informazione: il pubblico che stai raggiungendo esiste e ha un'obiezione precisa.

Il silenzio però non contiene niente, e il proprietario lo riempie da solo. Quasi sempre con la spiegazione peggiore.

La prova che il resoconto funziona: il proprietario smette di chiamarti per chiedere come va, e comincia a chiamarti per rispondere alla riga cinque.

La clausola che lo rende una regola invece di un'abitudine

Una cadenza che dipende da chi si ricorda non è una cadenza.

Per questo il rendiconto si scrive nell'incarico: ogni quanto, e cosa contiene.

È una delle quattro clausole che nei modelli prestampati non ci sono, insieme al divieto di inoltro, alla durata dell'obbligo dopo la fine del rapporto e a una conseguenza scritta.

Cosa mettere nel documento sta in l'NDA immobiliare.

Ha anche un effetto che non ti aspetti: è la clausola che fa firmare i proprietari diffidenti.

Dal loro lato una riservatezza senza rendiconto è indistinguibile dal non fare niente, e i tre livelli con i cinque punti da mettere nell'incarico stanno in come proteggere una vendita riservata.

«Non ho il tempo di farlo per tutti gli incarichi»

Probabilmente è vero, e dice una cosa sul portafoglio.

Venti minuti ogni due settimane per incarico sono un'ora al mese per quattro incarichi, e diventano quattro ore al mese per sedici.

Se il conto non sta in piedi, il problema non è il resoconto: sono gli incarichi che non porteranno a niente e che consumano le ore degli altri.

Come si smette di fare metà del lavoro da soli sta in come rilevare un'agenzia e smettere di fare metà del lavoro.

— Carolina

Dove entra una rete privata

La prima riga del resoconto è la più difficile da riempire in una vendita riservata, perché richiede di sapere esattamente chi ha visto cosa.

Realux è una rete privata di matching immobiliare off-market: mette in contatto gli immobili non pubblicizzati con gli acquirenti qualificati seguiti dagli agenti immobiliari selezionati della rete.

Chi risulta compatibile vede che esiste una corrispondenza, e non l'indirizzo né le fotografie identificative.

I dati completi si aprono dopo l'accordo, e resta traccia di chi ha ricevuto cosa e quando: è esattamente il materiale della riga uno.

Domande frequenti

Ogni quanto va aggiornato il proprietario di un immobile in vendita?

Ogni due settimane, sempre lo stesso giorno, anche quando non è successo niente.

La regolarità conta più della quantità di novità, perché toglie al proprietario il dubbio se debba chiamare lui.

Cosa si scrive in un aggiornamento quando non ci sono novità?

Quante persone hanno ricevuto il profilo, quante l'hanno aperto, cosa hanno detto quelle che hanno risposto, e l'obiezione che si ripete.

Un'obiezione ricorrente è un'informazione, il silenzio non lo è.

Un agente è obbligato a informare il venditore?

Il mediatore deve comunicare alle parti le circostanze a lui note relative alla valutazione e alla sicurezza dell'affare che possono influire sulla conclusione, ai sensi dell'articolo 1759 del Codice Civile.

Un riscontro che cambia il quadro rientra lì.

Perché le vendite riservate si interrompono più spesso?

Perché il proprietario non ha niente da osservare: nessun annuncio, nessuna visita di curiosi.

Senza un rendiconto regolare la discrezione gli sembra inattività, e chiama una seconda agenzia.

Il rendiconto si può scrivere nell'incarico?

Sì, ed è consigliabile: ogni quanto arriva e cosa contiene.

È la clausola che fa firmare i proprietari diffidenti, e rende la cadenza una regola invece di un'abitudine che dipende dalla memoria.

Il rendiconto è una delle quattro clausole che nei modelli prestampati mancano: le altre tre, con il registro di chi ha ricevuto cosa, stanno in la riservatezza.