Come separare il tempo da cacciatore da quello da gestore

PPaul Graham ha scritto che esistono due tipi di tempo, e che non si mescolano.

L'ha chiamato la differenza fra l'agenda di chi costruisce e quella di chi gestisce, in un saggio che si chiama Maker's Schedule, Manager's Schedule.

Nel nostro mestiere quella divisione è netta, e quasi nessuno la rispetta.

Cercare chi può comprare un immobile richiede tempo da costruttore. Rispondere a un collega richiede tempo da gestore. E il secondo si mangia il primo, sempre.

Sotto c'è perché vince l'amministrazione, le tre cose che vanno nel blocco lungo, e la difesa che funziona.

I due tempi, in concreto

Il tempo del gestore va a mezz'ore: riunioni, telefonate, risposte, firme.

Ogni mezz'ora è intercambiabile con un'altra, e se qualcosa si sposta non succede niente.

Il tempo di chi costruisce va a blocchi lunghi. Serve entrarci dentro, e per entrarci serve tempo.

Una riunione messa nel mezzo non toglie un'ora.

Toglie tutto il pomeriggio, perché spezza il blocco in due pezzi troppo corti per servire a qualcosa.

Perché vince sempre l'amministrazione

Non è pigrizia, ed è utile capirlo: altrimenti si finisce a darsi la colpa.

Il lavoro amministrativo ha una scadenza addosso. Qualcuno aspetta una risposta, un documento va mandato oggi, un collega ha scritto due ore fa.

Il lavoro di acquisizione non ha nessuna scadenza.

Analizzare le compravendite degli ultimi dieci anni nella tua zona si può fare martedì, o giovedì, o il mese prossimo.

Non succede niente se non lo fai.

Poi passa un anno e non l'hai fatto mai.

Il lavoro urgente batte quello importante non perché conti di più. Perché ha una voce.

Le tre cose che vanno nel blocco lungo

Vale la pena essere precisi: «lavorare sull'agenzia» è troppo vago per diventare un appuntamento.

L'analisi di chi compra.

Le compravendite passate, i gruppi di acquirenti, chi ha comprato cosa e perché.

I valori per zona e tipologia li pubblica l'Osservatorio del Mercato Immobiliare dell'Agenzia delle Entrate, e sono pubblici.

È il lavoro che cambia gli appuntamenti di acquisizione, e i sei passaggi stanno in i sei passaggi per trovare l'acquirente prima di pubblicare.

I professionisti.

Il notaio, l'avvocato, il commercialista, chi gestisce patrimoni nella tua zona.

Uno alla settimana, di persona, senza chiedere niente. Non si attiva in una settimana, e quando serve è tardi.

Quello che scrivi.

La nota di mercato mensile, la spiegazione del processo per i clienti stranieri, la pagina che dice chi fa cosa in agenzia.

Roba che si fa una volta e si usa per anni.

Nota che nessuna delle tre ha una scadenza. È esattamente il motivo per cui non accadono.

La difesa

Una sola, e funziona se è noiosa.

Tre ore, sempre le stesse, sempre gli stessi giorni. Nel calendario, con un nome che non sembri facoltativo. Telefono in un'altra stanza.

E la regola che la rende vera: in quelle tre ore non si risponde a nessuno che non sia un cliente che sta comprando o vendendo adesso.

I colleghi aspettano. I fornitori aspettano. Le mail aspettano.

Aspettano davvero, tra l'altro. È la scoperta che fanno tutti quelli che ci provano: quasi niente di quello che sembrava urgente lo era.

Perché il blocco non regge se l'agenzia dipende da te

Qui c'è però il vero ostacolo, e non è il calendario.

Se ogni richiesta che arriva in agenzia passa dalla tua scrivania, tre ore protette durano una settimana.

Poi qualcuno bussa perché non sa cosa rispondere a un proprietario, e ha ragione.

Quanto sei il punto di passaggio si misura in cinque minuti: le cinque domande stanno in come scoprire cosa si ferma se ti fermi tu.

E quante ore hai davvero disponibili dipende da quanti incarichi stai portando: il conto sta in come calcolare quanti incarichi puoi seguire.

Il conto, se non lo fai

Un anno di lavoro in agenzia senza un blocco protetto produce un'agenzia identica a quella dell'anno prima.

Con un anno di lavoro dentro.

Non è poco lavoro. È tutto lavoro da gestore.

E il lavoro da gestore mantiene. Non costruisce.

— Carolina

Dove entra una rete privata

Una parte di quello che consuma il tempo da costruttore è ricerca manuale: chiamare colleghi, chiedere chi ha cosa, verificare se una richiesta è vera.

Realux è una rete privata di matching immobiliare off-market: mette in contatto gli immobili non pubblicizzati con gli acquirenti qualificati seguiti dagli agenti immobiliari selezionati della rete.

Gli immobili vengono confrontati con le richieste degli altri agenti senza che tu debba interrogare nessuno, e le richieste che arrivano sono già verificate su identità, budget e disponibilità dei fondi.

Il blocco lungo resta tuo. Dentro ci sta più lavoro.

Domande frequenti

Quali sono i due tipi di tempo di Paul Graham?

L'agenda di chi gestisce, divisa in mezz'ore intercambiabili, e quella di chi costruisce, che ha bisogno di blocchi lunghi.

Una riunione messa nel mezzo del secondo non toglie un'ora, toglie il pomeriggio.

Perché il lavoro di acquisizione non si fa mai?

Perché non ha una scadenza, mentre tutto il lavoro amministrativo ne ha una.

L'urgente non batte l'importante perché conta di più, ma perché ha qualcuno che reclama.

Cosa va messo in un blocco di tempo protetto?

L'analisi di chi compra sui dati pubblici delle compravendite, un incontro alla settimana con un professionista della zona senza chiedere niente, e i documenti che si scrivono una volta e si usano per anni.

Quanto deve durare un blocco protetto?

Tre ore, sempre negli stessi giorni, con il telefono in un'altra stanza e la regola che non si risponde a nessuno tranne a un cliente che sta comprando o vendendo in quel momento.

Perché il blocco protetto non regge?

Quasi sempre perché l'agenzia dipende dal titolare per le decisioni quotidiane.

Finché ogni richiesta passa dalla sua scrivania, le ore protette vengono interrotte da chi non sa cosa rispondere.

Il blocco si libera lasciando andare gli incarichi che consumano ore senza portare niente: la tabella sta in il portafoglio.