Come capire quale dei tre titolari sei, e cosa cambiare

LLa domanda che faccio a un titolare quando ci conosciamo non riguarda quanti immobili ha in portafoglio.

È questa: cosa succede alla tua agenzia se stai a letto una settimana.

Le risposte si dividono in tre, sempre le stesse tre. E ciascuna descrive un tipo di titolare, con sintomi suoi e con una mossa diversa per uscirne — perché la mossa giusta per uno è quella sbagliata per gli altri due.

Quello che segue è come si riconosce il proprio tipo, e la mossa che gli corrisponde.

Primo tipo: chi vende ancora da solo

È bravo. Spesso è il più bravo dell'agenzia, ed è il motivo per cui è ancora lui a fare tutto.

Prende lui gli incarichi importanti, perché nessun altro li prenderebbe. Fa lui le acquisizioni difficili. Risponde lui ai clienti che contano. I collaboratori fanno il lavoro che avanza.

Il sintomo si vede nei numeri: il fatturato dell'agenzia è il suo fatturato, più un margine sottile sul lavoro degli altri.

La mossa è scegliere una categoria di incarico — la più piccola — e non prenderla mai più. Nemmeno quando è facile. Nemmeno quando il cliente chiede di lui.

Finché la prende, nessun altro imparerà a prenderla. E la categoria da cui conviene cominciare è quella in cui il lavoro è più ripetitivo: come si prepara un'acquisizione, passaggio per passaggio, sta in come preparare un appuntamento con due ore di archivi.

La prova: se non sai nominare una categoria che hai smesso di prendere negli ultimi sei mesi, non l'hai ancora fatto.

Qui c'è un vincolo da conoscere prima di distribuire il lavoro: la mediazione la può esercitare solo chi ha i requisiti e l'iscrizione previsti dalla legge 39 del 1989. Un collaboratore può fare molte cose. Gli atti di mediazione però li fa solo se è in regola. Conviene verificarlo prima di costruirci sopra un'abitudine.

Secondo tipo: chi ha assunto e non ha delegato

Ha capito di essere il collo di bottiglia e ha fatto la cosa ovvia: ha messo persone.

Adesso è peggio, e la cosa lo sorprende.

Perché le persone fanno domande. Ogni pratica passa dalla sua scrivania per un'approvazione. Il lunedì mattina ha quattordici messaggi da leggere, e non dai clienti: dai suoi.

Ha aggiunto lavoro senza togliersene.

Il sintomo è preciso. Se guardi la sua settimana, la maggior parte del tempo non la passa a vendere né a dirigere: la passa a rispondere.

La mossa è scrivere cosa può decidere ciascuno da solo: fino a quale cifra, fino a quale promessa, senza chiamarlo. È il passaggio che quasi nessuno fa, ed è la differenza fra dare un compito e dare una responsabilità.

Una decisione presa all'ottanta per cento da un collaboratore vale più di una al cento per cento ferma sulla tua scrivania da tre giorni.

La soglia più delicata da mettere per iscritto è quella sulle collaborazioni con altri agenti, perché lì si decide quanto vale l'agenzia: come si fissa prima sta in dividere la provvigione tra due agenti.

La prova: chiedi a uno dei tuoi fino a che cifra può decidere senza di te. Se ci pensa, non è scritto.

Terzo tipo: chi ha delegato senza scrivere niente

È il più difficile da riconoscere, perché da fuori sembra quello arrivato.

Ha passato le pratiche, non approva più tutto, si è liberato la settimana. E poi, ogni tanto, salta qualcosa: una richiesta a cui nessuno ha risposto, un documento che nessuno ha controllato, un proprietario che non ha ricevuto aggiornamenti per un mese.

Quando succede chiama a raccolta e chiede chi doveva occuparsene. Di solito non lo sapeva nessuno.

Il sintomo è che i problemi non si ripetono mai uguali: ogni volta è una cosa diversa, e ogni volta sembra un caso.

La mossa è scrivere cosa succede in ogni situazione ricorrente — chi risponde, entro quando, cosa può decidere. Una categoria alla volta, venti minuti a categoria.

La prova: prendi l'ultima cosa che è saltata e chiediti se era scritto chi doveva farla. Se la risposta è no, hai trovato la prossima categoria da scrivere.

Perché la mossa sbagliata peggiora le cose

I tre tipi sono tre stadi, e quasi tutti passano per tutti e tre. Il punto è sapere a quale sei adesso.

Chi vende ancora da solo e si mette a scrivere procedure perde tempo, perché non ha ancora niente da scrivere.

Chi ha assunto e non ha delegato, e assume ancora, peggiora la propria situazione: aggiunge domande.

Chi ha delegato senza scrivere, e controlla di più, torna allo stadio precedente.

«Ma la mia agenzia è piccola, non serve»

Serve prima, non dopo.

Le tre mosse costano zero e non richiedono nessuno in più: la prima è una rinuncia, la seconda è un foglio con delle cifre, la terza sono venti minuti per categoria.

Un'agenzia di tre persone in cui è scritto chi decide cosa lavora meglio di una di dieci in cui non lo è. E il momento in cui scriverlo è più facile è proprio quando le persone sono poche, perché le situazioni ricorrenti sono ancora pochissime.

La domanda che vale una risposta

Torniamo lì, perché la risposta la sai già: se stessi a letto una settimana, cosa succederebbe alla tua agenzia?

Se la risposta è «si ferma tutto», quello non è un complimento sulla tua importanza.

È una descrizione precisa di dove sei.

— Carolina

Dove entra una rete privata

Tutti e tre i tipi hanno lo stesso collo di bottiglia, cioè il tempo del titolare. E la parte che lo divora di più è la ricerca dell'acquirente: è il lavoro che non si può passare a nessuno, perché dipende da chi conosci tu.

Realux è una rete privata di matching immobiliare off-market: mette in contatto gli immobili non pubblicizzati con gli acquirenti qualificati seguiti dagli agenti immobiliari selezionati della rete.

Gli immobili che carichi vengono confrontati con le richieste degli altri agenti senza che tu debba interrogare nessuno, e la segnalazione arriva quando esiste una corrispondenza vera. L'incarico resta tuo e la relazione con il proprietario anche. Se prima di tutto questo la domanda è se convenga tenere un immobile riservato o pubblicarlo, il confronto sta in vendere off-market o pubblicare.

Domande frequenti

Come capisco se sono il collo di bottiglia della mia agenzia?

Guarda una settimana qualsiasi e conta quante decisioni si sono fermate ad aspettare te. Se il numero è alto e riguarda cose piccole, il collo di bottiglia sei tu.

È meglio assumere o delegare meglio?

Dipende dallo stadio. Chi fa ancora tutto da solo deve prima smettere di prendere una categoria di lavoro; chi ha già persone deve scrivere cosa possono decidere. Assumere senza aver fatto la seconda cosa aggiunge domande, non capacità.

Quali decisioni si possono delegare in un'agenzia immobiliare?

Tutte quelle che si possono descrivere con una soglia: fino a quale cifra si concede uno sconto, fino a quale promessa si può prendere un impegno con un cliente, quali appuntamenti si fissano senza chiedere. Gli atti di mediazione seguono i requisiti della legge 39 del 1989, quindi quelli si affidano solo a chi è in regola.

Quanto tempo serve per scrivere le procedure di un'agenzia?

Venti minuti per situazione ricorrente, una alla volta. Sono poche più di quante sembrano: per la maggior parte delle agenzie stanno sotto la decina.

Perché i problemi della mia agenzia non si ripetono mai uguali?

Perché nessuno dei due casi era scritto. Quando il processo esiste, i problemi diventano ripetitivi e quindi risolvibili una volta per tutte.

La tabella per capire quali incarichi stanno consumando le ore del titolare, e la conversazione per lasciarne andare uno senza perdere il proprietario, sono in il portafoglio: quali incarichi tenere e quali lasciare andare.