La risposta, subito
I documenti che un acquirente ti manda — disponibilita' bancarie, documenti d'identita', dati societari — vanno raccolti solo se servono, tenuti in un posto solo, mostrati a nessuno, e cancellati dopo un periodo dichiarato.
La regola pratica che risolve quasi tutto: non inoltrare mai il documento. Confermi tu, per iscritto, che la verifica è stata fatta.
Cosa chiedere e cosa non chiedere
Serve sapere che la disponibilita' c'e'. Non serve sapere da dove viene, quanto altro c'e', su quale banca, con quale numero di conto.
Quindi accetta documenti oscurati: saldo, data e intestazione bastano. Chiedere più del necessario ti espone senza darti niente in cambio.
Dove non devono stare
Nelle chat di messaggistica, che restano sui telefoni di tutti e finiscono nei backup.
Nelle caselle di posta condivise dall'ufficio.
Nelle cartelle sincronizzate a cui hanno accesso persone che non c'entrano con quella pratica.
Dove devono stare
In un archivio unico per pratica, con accesso limitato a chi la segue.
Con una data di cancellazione. Se la trattativa non va avanti, quei documenti non hanno più motivo di esistere.
Cosa dire all'acquirente prima che te li mandi
Chi li vedra', dove resteranno, per quanto tempo, e cosa succede se non si compra.
Sono tre righe in una mail, e trasformano una richiesta invadente in una procedura professionale. Chi lo fa riceve i documenti molto più facilmente.
Il caso del proprietario che vuole vederli
Capita, ed è comprensibile. La risposta è che confermi tu la verifica, per iscritto, assumendotene la responsabilita'.
Passare al venditore i documenti bancari di un acquirente non è una prova di trasparenza: è una cosa che quell'acquirente non ha autorizzato.
E dall'altra parte: i dati del venditore
Vale lo stesso. L'indirizzo, le fotografie degli interni, i documenti dell'immobile sono informazioni del proprietario, e l'incarico dovrebbe dire chi può riceverle.
La domanda che tiene tutto in piedi è sempre la stessa: se questa informazione uscisse domani, l'avevo autorizzata?
Dalla tua parte,
Aurelia
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