I documenti che un acquirente ti manda — disponibilità bancarie, documenti d'identità, dati societari — vanno raccolti solo se servono, tenuti in un posto solo, mostrati a nessuno, e cancellati dopo un periodo dichiarato.
Sono quattro regole, e la prima risolve quasi tutto: non inoltrare mai il documento.
Confermi tu, per iscritto, che la verifica è stata fatta.
Sotto c'è cosa chiedere e cosa no, dove quei documenti non devono stare, e cosa dire all'acquirente prima che te li mandi.
Cosa chiedere e cosa non chiedere
Serve sapere che la disponibilità c'è.
Non serve sapere da dove viene, quanto altro c'è, su quale banca, con quale numero di conto.
Quindi accetta documenti oscurati: saldo, data e intestazione bastano.
Chiedere più del necessario ti espone senza darti niente in cambio.
Quali forme sono accettabili, e come si chiedono senza offendere nessuno, stanno in come chiedere la prova dei fondi senza offendere nessuno.
Perché non è solo prudenza
Quei documenti sono dati personali, e trattarli ha delle regole: serve una ragione per raccoglierli, un accesso limitato a chi serve, e un termine dopo il quale si cancellano.
Le indicazioni stanno sul sito del Garante per la protezione dei dati personali.
C'è però anche il lato opposto, e conviene conoscerlo: il notaio verificherà comunque l'identità del cliente e l'origine dei fondi, perché gli obblighi antiriciclaggio del decreto legislativo 231 del 2007 glielo impongono.
Quindi il punto non è se quei dati esistano. È chi li tiene, per quanto, e con quale cura.
Dove non devono stare
Nelle chat di messaggistica, che restano sui telefoni di tutti e finiscono nei backup.
Nelle caselle di posta condivise dall'ufficio.
Nelle cartelle sincronizzate a cui hanno accesso persone che non c'entrano con quella pratica.
Dove devono stare
In un archivio unico per pratica, con accesso limitato a chi la segue.
Con una data di cancellazione.
Se la trattativa non va avanti, quei documenti non hanno più motivo di esistere.
La prova: se non sai dire in quale cartella sta l'ultimo documento che hai ricevuto, e quando verrà cancellato, non hai un archivio.
Cosa dire all'acquirente prima che te li mandi
Chi li vedrà, dove resteranno, per quanto tempo, e cosa succede se non si compra.
Sono tre righe in una mail, e trasformano una richiesta invadente in una procedura professionale.
Chi lo fa riceve i documenti molto più facilmente.
Il caso del proprietario che vuole vederli
Capita, ed è comprensibile.
La risposta è che confermi tu la verifica, per iscritto, assumendotene la responsabilità.
Passare al venditore i documenti bancari di un acquirente non è una prova di trasparenza: è una cosa che quell'acquirente non ha autorizzato.
E dall'altra parte: i dati del venditore
Vale lo stesso.
L'indirizzo, le fotografie degli interni, i documenti dell'immobile sono informazioni del proprietario, e l'incarico dovrebbe dire chi può riceverle.
Le quattro clausole da scriverci stanno in come controllare chi vede cosa quando vendi, e cosa basta mostrare di un immobile prima della firma sta in la prova dei fondi dell'acquirente.
La domanda che tiene tutto in piedi è sempre la stessa: se questa informazione uscisse domani, l'avevo autorizzata?
Dove entra una rete privata
La parte difficile non è la regola. È applicarla ogni volta, anche quando si va di fretta.
Realux è una rete privata di matching immobiliare off-market: mette in contatto gli immobili non pubblicizzati con gli acquirenti qualificati seguiti dagli agenti immobiliari selezionati della rete.
Gli acquirenti sono verificati su identità, esigenza, budget, tempi e disponibilità dei fondi dall'agente che li segue, e quello che arriva a te è la corrispondenza, non il documento.
Sulle richieste dall'estero si aggiungono i controlli antiriciclaggio, che sono gli stessi che farà il notaio.
Domande frequenti
Come si conservano i documenti di un acquirente?
In un archivio unico per pratica, con accesso limitato a chi la segue e una data di cancellazione dichiarata.
Non nelle chat, non nelle caselle condivise, non nelle cartelle sincronizzate con tutto l'ufficio.
Si può mostrare al venditore la prova dei fondi dell'acquirente?
No, a meno che l'acquirente lo abbia autorizzato. La prassi corretta è che l'agente confermi per iscritto di aver fatto la verifica, assumendosene la responsabilità.
Quanto si può chiedere a un acquirente?
Il minimo che serve: che la disponibilità ci sia.
Saldo, data e intestazione bastano, e tutto il resto può essere oscurato. Chiedere più del necessario espone senza dare niente in cambio.
Perché conservare quei documenti è un rischio?
Perché sono dati personali: servono una ragione per raccoglierli, un accesso limitato e un termine per cancellarli.
Il notaio li verificherà comunque per gli obblighi antiriciclaggio, quindi il punto è chi li tiene e per quanto.
Cosa si dice all'acquirente prima di chiederglieli?
Chi li vedrà, dove resteranno, per quanto tempo, e cosa accade se non si compra. Tre righe, e i documenti arrivano molto più facilmente.
Se vuoi decidere una volta sola chi riceve cosa, con il registro da compilare, sta in la riservatezza.
Dalla tua parte,
Aurelia
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